Kỹ năng tổ chức một trong các yếu tố được chú trọng nhất trong công việc mà một người tuyển mộ cần ở bạn. Qua nội dung sau đây sẽ bổ sung thêm nhiều thông tin hơn đến độc giả, cùng xem xét thêm nhé.
Mục lục
Kỹ năng tổ chức là gì?
Kỹ năng tổ chức công việc là hành trình tạo ra cấu trúc các tác vụ có trình tự để tăng cường năng suất. Để tổ chức được như vậy, các tác vụ phải được ưu tiên hóa theo mức độ: phải hoàn thiện ngay tức thì, có thể hoãn lại, có thể giao cho người xung quanh và có khả năng cắt giảm.
Kỹ năng tổ chức công việc giúp giảm bớt các thói quen làm việc kém đạt kết quả tốt như trì hoãn, mất bình tâm, không hiểu ý nhau. Bên cạnh đó, quản lý cần có khả năng thích ứng nhanh với mọi sự điều chỉnh từ chiến lược chung của tổ chức.
Xem thêm Kỹ năng thuyết phục là gì và những kỹ năng thuyết phục
Kỹ năng tổ chức đối nội và đối ngoại là gì?
Kỹ năng đối nội: gồm có kỹ năng sắp xếp hoạt động rành mạch trong khi vẫn giữ tâm lý ổn định đối với mọi sự thay đổi về quy trình thực hiện công việc chung.
Kỹ năng tổ chức đối ngoại: gồm có kỹ năng chia nhỏ các hoạt động theo một khung thời gian rõ ràng để tự hoàn thiện hoặc giao cho người khác nhằm theo kịp tiến độ trong khi vẫn giữ được cân bằng giữa hoạt động và cuộc sống.
Bí quyết tập luyện kỹ năng tổ chức vấn đề
Tập luyện óc tổ chức
Hãy tự đặt cho mình ba câu hỏi sau: bạn biết không chìa khóa xe máy hiện tại của bạn đang nằm chính xác ở đâu không? Bạn có biết 9h sáng ngày hôm sau bạn sẽ làm gì hay không? Bạn có nhớ được hết ngày sinh của toàn bộ mọi người trong gia đình hay không? Nếu bạn trả lời là: không hoặc chẳng rõ thì bạn chưa có óc tổ chức công việc.
Giải pháp đơn giản: tập luyện. Tôi viết ra tất cả những việc sẽ phải làm và làm theo những gì đã viết. Sắp xếp một môi trường làm việc của riêng mình sao cho mọi vật dụng trong phòng thực hiện công việc cũng giống như trong gia đình điều có mục tiêu của nó. Nếu như một vật dụng hiện hữu không có mục tiêu trong tầm mắt của tôi thì tối ưu xếp chúng ra chỗ khác.
Bố trí lại tài liệu trong máy tính
Người ta gọi màn hình máy tính là desktop (mặt bàn). Nhiệm vụ của bạn là phải bày biện mặt bàn đó làm sao cho thuận tiện, sắp đặt tài liệu thích hợp vào các ngăn kéo để khi cần có thể tìm được ngay. Và bí quyết tổ chức theo dạng thư mục hình cây là một trong các cách vô cùng hiệu quả.
Trong từng thư mục bạn lại tổ chức thành các tệp dữ liệu. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm. Bạn phân chia nhỏ thành càng nhiều thư mục con càng tốt chứ đừng nên nhét hết toàn bộ các tệp vào My documents. Để dễ nhớ có thể ghi lại các thư mục, các tệp tài liệu để dễ tìm hơn.
Sắp xếp bàn thực hiện công việc
Phần trên là bạn đã sắp xếp bàn làm việc ảo. Bây giờ sẽ sắp xếp mặt bàn làm việc thật.
Bàn thực hiện công việc có thể được bố trí gọn gàng và ít tài liệu trên đấy. Nhiều người để bàn thực hiện công việc của mình như một biển tài liệu chất ngất, nhìn đã thấy choáng không biết bắt đầu từ việc gì. Tất cả mọi thứ bạn cần như văn phòng phẩm bạn phải đặt sao cho dễ lấy, dễ sử dụng.
Bố trí thứ tự ưu tiên của từng công việc
Kỹ năng tổ chức có bốn phương pháp cơ bản:
- – Đánh số độ khẩn cấp: việc cực kì gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2), việc không gấp đánh số (3).
- – Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình thường sử dụng bút xanh, việc có khả năng làm sau dùng bút đen.
- – Chia loại các giấy tờ công việc vào các cặp tài liệu có màu không giống nhau. Việc khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc thông thường cho vào cặp màu xanh; việc không gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các sếp sẽ hiểu được ám hiệu đấy để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
- – Sử dụng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hoàn thiện công việc: có những giải pháp nhưng điển hình là giải pháp dùng sơ đồ Găng.
Hãy biết từ chối nếu sếp giao quá là nhiều việc
Nếu như bạn đã có quá nhiều việc, nếu sếp giao thêm việc sẽ tác động đến chất lượng hoạt động thì bạn nên tế nhị từ chối. Nhiều lúc người quản lý nhận xét nhân sự qua hiệu quả hoạt động chứ không phải qua số lượng hoạt động.
Cảnh giác với các phương tiện kỹ thuật cao
Mọi vật dụng và phương tiện làm việc dù hiện đại đến đâu thì đều có tính hai mặt.
Internet đem tới nhiều lợi ích cho cuộc sống tạo ra một cuộc cách mạng thực sự nhưng cũng là cái bẫy thời gian. Nếu như bạn say mê thì nó sẽ ngốn chẳng rõ bao nhiêu thời gian của bạn và cuối cùng bạn không có thì giờ để làm những việc khác.
Kỹ năng tổ chức điện thoại di động chỉ hữu ích khi xem nó là phương tiên liên hệ nhưng không ít người liên tục điều chỉnh điện thoại cho hợp mốt. Như vậy máy móc không phải để phục vụ chúng ta mà con người trở nên nô lệ của máy móc.
Qua bài viết trên của Notebook.vn đã cung cấp các thông tin về kỹ năng tổ chức là gì? Bí quyết tập luyện kỹ năng tổ chức vấn đề Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( vmptraining.com, talent.vn, … )
