Kinh nghiệm giao việc cho nhân viên hợp lý không bao giờ là việc dễ dàng đối với các nhà lãnh đạo, bởi nếu giao nhiều việc mà kiểm soát không tốt thì nhân viên dễ vượt quyền. Qua bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn đến bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Mục lục
Kinh nghiệm giao việc cho nhân viên
Phân việc đúng năng lực nhân viên
Nhìn chung, mỗi người chúng ta đều có những thế mạnh và hạn chế nhất định, do đó muốn nhân viên làm việc hiệu quả thì trước tiên nhà quản lý cần phải chịu khó quan sát để phát hiện những điểm mạnh của từng nhân viên và phát huy chúng. Phân việc đúng năng lực nhân viên không chỉ giúp các nhà quản lý khai thác điểm mạnh của từng người mà còn giúp nhân viên thấy được sự đóng góp công sức của mình vào “bộ máy” chung của công ty.
Phân chia công việc rõ ràng và có deadline cụ thể
Bên cạnh phân việc đúng với năng lực, các nhà quản lý cũng cần chú ý phân chia công việc thật rõ ràng và truyền đạt một cách tường tận để cấp dưới nắm bắt dễ dàng hơn. Theo đó, nhà quản lý nên chọn cách giao việc cho nhân viên qua các văn bản cụ thể kết hợp đàm thoại trực tiếp để họ có thể làm chủ được tình hình công việc và thực hiện hiệu quả hơn.
Khi trao đổi công việc cùng nhân viên, các nhà quản lý nên nhớ đừng kiệm lời, hãy hỏi nhân viên của mình như “Anh/chị đã hiểu rõ việc này hay chưa và còn thắc mắc gì hay không”, “Có cần tôi giải đáp gì thêm không?”…
Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc
Để đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc kịp thời cũng như đảm bảo nhân viên không lơ là hay vượt quyền, các nhà quản lý cần chú ý kiểm tra, giám sát công việc. Bạn hãy thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện việc đã giao, nhưng tuyệt đối không hỏi nhân viên theo từng giờ hoặc nhiều lần trong 1 ngày.
Nếu công việc được thực hiện trong 1 tuần, hãy kiểm tra tiến độ sau 3 ngày. Khi hỏi về tiến độ công việc nhà quản lý cũng nên tế nhị, không nên dùng các câu hỏi mang ý nghĩa ra lệnh. Thay vì hỏi: “Anh/ chị đã làm xong việc chưa?” bạn hãy hỏi “Tiến độ công việc thế nào?” nhằm tránh gây áp lực hoặc cảm giác không được tin tưởng, ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên.
Không cho nhân viên quyền sử dụng Email, con dấu của bạn
Nhiều nhà quản lý hiện nay thường có thói quen cho nhân viên sử dụng Email hoặc con dấu của mình để có thể giải quyết nhanh chóng các công việc khi bận đi công tác. Tuy nhiên, đó chỉ là giải pháp mang lại lợi ích trước mắt, xét về lâu dài thì điều này hoàn toàn không tốt. Không chỉ gây tâm lý tự kiêu, ỷ lại ở nhân viên mà còn khiến nhà quản lý có nhiều nguy cơ bị vượt quyền.
Tỏ rõ uy nghiêm đúng lúc trong công việc với cấp dưới
Trong công việc, với tư cách là một nhà quản lý, bạn cần thể hiện được uy nghiêm của mình, tuy nhiên mọi thứ cần ở mức độ vừa phải, phù hợp và đúng lúc. Cụ thể là trong công việc thường ngày, bạn nên duy trì thái độ thân thiện, giúp đỡ cấp dưới hết lòng như những người bạn. Tuy nhiên, khi nhân viên làm sai, nhà quản lý cần nghiêm túc cảnh cáo và xử phạt nghiêm minh để làm gương cho các nhân viên khác và giúp cấp dưới tránh tái phạm lần sau.
Quan tâm và tạo dựng mối quan hệ tốt với nhân viên
Xét trên phương diện công việc thì cấp dưới chính là những cộng sự đắc lực giúp bạn hoàn thành tốt công việc. Song song đó, xét trên góc độ tình cảm thì đây cũng là những người đồng nghiệp, những người bạn. Do đó, hãy quan tâm và chủ động tạo dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới bằng những việc làm đơn giản như hỏi thăm, trò chuyện… để hai bên thêm hiểu nhau và làm việc ăn ý hơn.
Bên cạnh đó, trong những buổi dã ngoại, teambuilding, nhà quản lý cũng nên thả lỏng để hòa mình vào cuộc vui. Hãy chứng tỏ bạn là người sếp vui vẻ và tâm lý bằng cách áp dụng nguyên tắc “làm việc hết sức, chơi hết mình” để các nhân viên cấp dưới ngày càng yêu mến và kính nể bạn.
Giao nhiệm vụ mà không giám sát
Giao nhiệm vụ không có nghĩa là đó không còn là trách nhiệm của bạn nữa. Mặc dù bạn có thể đã giải thích rất chi tiết, nhưng điều đó không đảm bảo công việc sẽ được hoàn thành như mong đợi.
Bạn cần tiếp tục theo dõi tiến độ và yêu cầu cập nhật thường xuyên. Điều này giúp đảm bảo nhân viên đi đúng hướng và bạn có thể sớm điều chỉnh nếu có bất kỳ sai sót hoặc nhầm lẫn nào. Việc phát hiện lỗi từ trong trứng nước giúp tránh lãng phí thời gian, năng lượng và tài nguyên.
Kinh nghiệm giao việc cho nhân viên điều đó đồng nghĩa rằng bạn nên cố gắng đạt được sự cân bằng giữa giám sát và hỗ trợ. Bạn cần cho nhân viên đủ tự do để sử dụng khả năng của họ hiệu quả nhất. Đây là lúc các công cụ quản lý công việc và thời gian thực sự có ích. Chúng giúp bạn theo dõi tiến trình dễ dàng hơn mà không cần quản lý vi mô.
Quy trình giao việc cho nhân viên
Bước 1: Chuẩn bị bằng cách làm rõ các vấn đề dưới đây:
- Mô tả công việc cần giao:
- Mục tiêu của công việc
- Tại sao bạn lại giao công việc cho nhân viên
- Khi nào bắt đầu?
- Những yêu cầu để đảm bảo công việc
- Kiểm tra lại khối lượng công việc hiện tại của nhân viên, tránh trường hợp gây áp lực cho họ.
- Bạn có cần đào tạo bổ sung các kỹ năng để nhân viên có thể giải quyết công việc hay không?
- Bạn sẽ giao việc như thế nào để nhân viên vui vẻ làm việc hết mình:
- Bạn nên hiểu rõ về nhân viên của mình: ưu nhược điểm, năng lực và động lực làm việc của họ
- Lý do tại sao bạn lại tin tưởng giao công việc này cho họ.
- Nhân viên của bạn sẽ được lợi gì khi hoàn thành tốt công việc này
Bước 2: Giao việc
Việc đầu tiên một người quản lý cần làm trong bước này là sắp xếp một cuộc trao đổi trực tiếp hoặc online để giao việc. Ở bước này, cả hai sẽ phải cùng hiểu rõ và thống nhất những vấn đề liên quan tới công việc như:
- Trao đổi kỹ lưỡng về mục tiêu của công việc.
- Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức nào? Khi nào họ có quyền quyết định và khi nào phải thông qua ý kiến của bạn?
- Nhân viên có thể yêu cầu hỗ trợ và sử dụng những nguồn lực nào?
- Xác định thời gian thực hiện, deadline và thời điểm báo cáo định kỳ để đánh giá quá trình thực hiện công việc.
Bước 3: Theo dõi và kiểm soát công việc
Kinh nghiệm giao việc cho nhân viên để đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ và đạt được kết quả như mong đợi, bạn cần phải theo dõi và kiểm tra sát sao quá trình thực hiện công việc để đưa ra những hướng giải quyết kịp thời
Phụ thuộc vào năng lực và kinh nghiệm của nhân viên mà những nhà quản lý sẽ xem xét cách kiểm soát công việc và hỗ trợ tương ứng
Tuy nhiên, bạn cũng không nên can thiệp quá nhiều vào quá trình thực hiện công việc. Điều này chỉ khiến họ thấy bạn đang không tin tưởng nhân viên của mình
Qua bài viết trên của Notebook.vn đã cung cấp các thông tin về kinh nghiệm giao việc cho nhân viên bạn cần biết. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( www.careerlink.vn, simerp.io, … )
