Có những phương pháp quản lý tài liệu nào? Hãy cùng nhau tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé !!
Mục lục
Quản lý tài liệu giấy theo phương pháp truyền thống
Theo phương pháp truyền thống, việc quản lý tài liệu giấy hay được làm theo cách ghi nhận lại trên giấy tờ, sổ sách theo dõi, … ,sau đó lưu lại trong thư viện hoặc kho lưu trữ, đánh dấu mã số và ghi chép thông tin vào các kẹp file hồ sơ để có thể search lại khi cần.
Thế nhưng theo thời gian khối lượng các tài liệu, hồ sơ, công văn, giấy tờ phản ánh công đoạn hoạt động tăng lên rất nhiều. Ban đầu chúng ta lưu thành các tủ tài liệu, sau thành các kho tài liệu song song với việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng trở nên quá tải làm chúng ta mất phương hướng trong việc quản lý thông tin, tìm kiếm, tra cứu hồ sơ tài liệu.
XEM THÊM Kĩ năng làm việc nhóm khi làm việc chung
Hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye
DocEye – Hệ thống để quản lý tài liệu thông minh sẽ giúp công ty quản lý, lưu giữ và phân phối tất cả thông tin phi cấu trúc của doanh nghiệp cho người sử dụng, cho các ứng dụng khác và cho các quy trình bán hàng của doanh nghiệp đấy. Bên cạnh đấy, DocEye cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu quản lý của từng khách hàng với bước lưu trữ tài liệu, trích xuất thông tin gần như tự động. Với DocEye, công ty bạn sẽ:
- Tối đa hóa việc thu thập thông tin tính chất tài liệu, tích hợp hệ thống sửa lỗi và nhận dạng tiếng Việt
- Tập trung và xử lý quản lý tài liệu, cung cấp thông tin nhanh chóng, rất đầy đủ, chuẩn xác và bảo mật,
- Tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả.
- Giải pháp quản lý tài liệu, tài liệu bằng công nghệ nhận dạng tiếng Việt và tự động trích xuất thông tin để sử dụng đơn giản và dễ dàng và thuận tiện hơn.
- Hoạt động trong mạng nội bộ cũng giống như trên mạng tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng … Giúp người dùng truy cập mọi nơi không bị hạn chế về không gian, thời gian
Các hệ thống có thể tích hợp:
- Tích hợp vào Hệ thống phần mềm quản lý văn bản
- Tích hợp vào hệ thống quản lý công văn
- Tích hợp vào hệ thống quản trị khách hàng
- Tích hợp vào phần mềm sẵn có của khách hàng
XEM THÊM Kỹ năng tiết kiệm thông minh hiệu quả nhất
Tính năng nổi bật của hệ thống quản lý tài liệu thông minh DocEye
Đặc điểm nhận thông tin và tài liệu
– Thu thập và phân loại tài liệu
+ Máy quét tích hợp trực tiếp trên hệ thống
+ Tải xuống tài liệu bản mềm từ máy tính
+ Có thể phân loại tài liệu dưới dạng tài liệu, quyết định, báo cáo, phương tiện truyền thông, hóa đơn, hợp đồng, ấn phẩm nội bộ …
– Xác định và trích xuất thông tin tài liệu
+ Nắm rõ và sửa lỗi tiếng Việt
+ Có thể tự động trích xuất thông tin của văn bản hành chính.
+ Sẽ được bóc theo mẫu biểu mẫu do người dùng xác định
+ Có thể xóa bằng OCR trực tiếp trên tài liệu
– Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin của tài liệu nếu như có lỗi và lưu phiên bản đã linh hoạt thay đổi
– Lưu trữ: tài liệu sau khi kiểm tra và chỉnh sửa có thể được tự động đưa vào cơ sở dữ liệu, tài liệu không dùng được đưa vào hệ thống lưu trữ
Bao gồm các tính năng quản lý thông tin và tài liệu
– Quản lý tài liệu cá nhân
+ Người sử dụng xây dựng kho tài liệu cá nhân và lưu trữ trên phần mềm
+ Chỉnh sửa, cập nhật tài liệu cá nhân
+ Đồng bộ hóa thư mục từ máy tính cá nhân sang tài liệu cá nhân trên hệ thống
+Chia sẻ tài liệu với người dùng và các phòng ban khác trong công ty
– Quản lý kho
+ Tạo hàng tồn kho và chỉ mục trực tiếp trên hệ thống
+ Đồng bộ hóa các thư mục từ máy tính cá nhân để lưu giữ
+ Mượn hồ sơ trả lại tài liệu lưu giữ
+ Gán quyền lưu giữ với người dùng, nhóm, phòng ban và phân cấp chung trong cùng hệ thống.
XEM THÊM Kỹ năng kinh doanh hiệu quả nhất – Chìa khóa bạn cần nắm vững để thành công
QUỐC BẢO – TỔNG HỢP
Tham khảo: cloudoffice.com.vn, sohoatailieu.com, quanlytailieu.vn
