Kỹ năng Quản trị thời gian hiệu quả bạn nên áp dụng

Là một kỹ năng sống không thể thiếu tạo nên những người thành đạt trong thời tối tân. đặc biệt là những người bận rộn phải cân bằng giữa sự nghiệp và gia đình, công việc và các mối quan hệ. Vậy Kỹ năng quản trị thời gian là gì? làm sao để quản trị thời gian hiệu quả? Đọc ngay bài content sau của CET để tìm ra đáp án.

Mục lục

Quản trị thời gian Là Gì?

Quản trị thời gian là quá trình tạo dựng kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động nhất định, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thiện mọi mục đích đề ra. Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian dùng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản trị thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc tạo ra, không dựa trên thời gian hoàn thiện nhanh hay chậm.

Để tìm ra lời giải đáp cho câu hỏi quản trị thời gian là gì, bạn phải cần phải trả lời được 3 vấn đề quan trọng: quy trình quản lý thời gian, tầm quan trọng của quản trị thời gian trong công việc và cách áp dụng kỹ năng quản ký thời gian tại công sở.

Kỹ năng quản trị thời gian hiệu quả

Lập kế hoạch cho mỗi ngày thực hiện công việc

Đây chính là phương pháp quản trị thời gian cơ bản nhất mà chúng ta vẫn hay gọi là “làm timeline”. Phương pháp này đòi hỏi bạn phải dành ra thời gian để suy xét về những việc cần làm trong ngày, sau đó liệt kê ra và sắp đặt chúng lại theo một trình tự bạn cho là hợp lý. Cuối cùng bạn phân chia danh sách các công việc đi kèm với khoảng thời gian trong ngày để nhắc nhở bản thân phải làm đúng công việc đó vào khoảng thời gian đó.

Đây là kĩ năng quản lý thời gian phổ biến được khá là nhiều người kinh doanh tại các doanh nghiệp khởi nghiệp áp dụng nhiều hiện nay. Đối với một số cá nhân, đến cuối ngày họ còn tiến hành thêm một bước không thể thiếu nữa đó là rà soát lại toàn bộ những công việc đã thực hiện và so sánh với bảng danh sách đầu việc đề ra xem đã làm được bao nhiêu %, từ đấy tối ưu và tạo dựng kế hoạch cho bản thân tốt hơn vào ngày làm việc kế tiếp

Xác định rõ mục tiêu

Xác định rõ mục tiêu là cách quản trị thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn có thể biết mình cần phải làm gì để hoàn thành mục tiêu đấy. Đương nhiên việc để thực hiện được việc đó bắt buộc bạn phải lên lộ trình nhất định trong một khoảng thời gian bao lâu phải đạt được mục tiêu. lúc đó bạn có thể làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.

Lên danh sách những công việc cần phải làm

Lên danh sách ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. điều này có thể giúp bạn đơn giản quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. bạn có thể biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn có thể không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo một khi hoàn thiện xong công việc nào đó.

Nói “không” với những công việc ngoài lề

Chúng ta thường có thói quen sẽ nói “có” hơn là nói “không” trước những việc ngoài lề mục đích công việc mà bạn đang hướng tới, VD như thực hiện công việc gì đó của người khác nhờ vả khi bản thân công việc của chúng ta còn đang dang dở, làm những công việc mang thuộc tính đơn giản, nhỏ nhặt hơn công việc chính được giao….

Nhìn có vẻ đơn giản, nhưng thực sự khi tổng hợp nhiều những công việc như thế này trong thời gian thực hiện công việc sẽ làm mất rất nhiều thời gian của bạn, và bạn sẽ không thế tập trung vào công việc chính của mình một cách tối ưu nhất có thể.

Việc đặt ra ranh giới giữa công việc của mình và người khác, những công trọng trách – it cần thiết hơn chính là một phần rất quan trọng trong việc tiết kiệm thời gian và đối mặt với căng thẳng, stress.

Tóm lại lại công việc

Trước khi kết thúc một ngày thực hiện công việc, bạn nên tổng kết lại công việc vào cuối ngày để xem bạn đã làm được những gì và chưa thực hiện được gì, bạn đã mất bao nhiêu thời gian cho những công việc đấy và có thật sự hiệu quả hay không. Quỹ thời gian bạn dành cho những công việc đó đã thật sự khoa học chưa, nếu như có chỗ nào chưa hợp lý hãy tìm ra lý do và khắc phục để những lần làm sau sẽ rút ngắn được khoảng thời gian vàng ngọc để dành cho việc khác.

Lên thời gian rõ ràng cho công việc

Để tiết kiệm thời gian, bạn nên lên thời gian rõ ràng cho từng công việc như: nắm rõ ràng thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước thực hiện, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành công việc đấy là bao lâu. khi đó bạn có thể có một bảng kế hoạch chi tiết và thời gian cụ thể, không sợ bị ảnh hưởng đến kết quả công việc và không bị phung phí những khoảng thời gian quý giá.

Sắp đặt nơi làm việc khoa học

Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp cho bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi thực hiện công việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không cần thiết hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm nhận thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. bởi vậy hãy sắp đặt ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc lúc đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.

Kết

Kỹ năng Quản trị thời gian là một việc làm thực sự cần thiết. nếu bạn luôn cảm thấy một ngày trôi nhanh và bạn luôn không đủ thời gian thì đã đến lúc để ngẫm lại và làm chủ mọi thứ rồi đấy. Để có được mọi mục đích ước muốn, chúng ta phải xây dựng kế hoạch và tuân thủ chúng nghiêm ngặt để sử dụng thời gian thật hợp lý