Trong thời đại kỹ thuật số phát triển như bây giờ, giao tiếp qua điện thoại không phải là điều quá mới mẻ. Nhưng liệu bạn có chắc rằng mình đã biết giao tiếp một cách đúng đắn chưa? Việc đấy tưởng chừng rất giản đơn nhưng lại đòi hỏi nhiều kỹ năng cần thiết. Đặc biệt, khi mà bạn trao đổi với người sử dụng, chỉ phải mắc phải một sai lầm nhỏ cũng sẽ khiến họ không thoải mái và rời khỏi cuộc nói chuyện.
Làm sao để tránh được những tình huống đó? Hãy cùng khám phá những kỹ năng giao tiếp qua điện thoại dưới đây để khiến bạn trở nên ấn tượng ngay từ phút tiếp tục.
Mục lục
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người gọi
Cân nhắc thời điểm gọi – Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Xác định thời điểm cũng giống như thời lượng gọi điện là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại trước tiên mà bạn xem xét tới. Bởi người nghe có bắt máy không, cuộc gọi có mang đến hiệu quả như ước muốn hay không tùy thuộc rất nhiều vào yếu tố này.
Về nỗi lo thời điểm, ngoài những cuộc gọi khẩn cấp thì bạn nên làm giảm gọi cho đối phương vào những khung giờ nhạy cảm như đêm khuya hay giờ sử dụng bữa để hạn chế tác động đến giờ giấc sinh hoạt và gây không thoải mái cho người cầm máy. Bên cạnh đó, nếu thông tin bạn phải cần diễn đạt không thể một lời nói hết thì bạn nên tìm đọc trước một lời phàn nàn của đối phương coi họ có đang thật sự sẵn sàng nghe máy hay không.
Hãy mở đầu bằng lời chào hỏi
Dù nỗi lo của bạn là gì thì lời chào hỏi cũng là yếu tố cần thiết cho mọi cuộc hội thoại. Tùy thuộc theo đối tượng mà bạn có thể mở bài bằng những nội dung khác nhau. Nếu đối phương là khách hàng, ngoài lời chào thì bạn cũng nên recommend tên tuổi và mục tiêu cuộc gọi nữa nhé.
Lời chào hỏi không chỉ giúp bạn biểu hiện thái độ tôn trọng, lịch sự với người cầm máy mà còn giúp cuộc hội thoại có một bắt đầu suôn sẻ và thoải mái nhất. Chào hỏi là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đơn giản nhất mà con người không nên bỏ qua.
Chuẩn bị trước thông tin cần nói
Không được để bản thân rơi vào thế thụ động khi bạn là người gọi điện tuy nhiên lại không biết phải nói gì. quan trọng kỹ năng giao tiếp với người sử dụng qua điện thoại, khi trò chuyện với người sử dụng nếu bạn cứ ngập ngừng, ngắt cứ thì còn có khả năng khiến khách hàng thêm không thoải mái và mất thời gian cho cả hai bên. Vượt trội hơn hết bạn nên sắp đặt trong đầu hay ghi ra giấy những nội dung cần nói và diễn tả chúng theo cách tự nhiên nhất có thể.
Giọng nói cần từ tốn, bài bản với cao độ vừa phải
Bí quyết ăn nói qua điện thoại vốn chẳng thể rõ ràng bằng giao tiếp trực tiếp nên trong quá trình trao đổi bạn cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp qua điện thoại bằng giọng điệu từ tốn, rõ ràng, với tông giọng vừa phải và tốc độ nói không quá chậm cũng không quá nhanh. Khi nói cần tập trung vào câu chuyện, không nên vừa nói vừa làm việc riêng. Bên cạnh đó nếu cẩn thận hơn bạn có thể hỏi xem đối phương có đang nghe rõ hay không để đúng lúc điều chỉnh.
Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
Một câu chúc tốt lành, một lời tạm biệt thân tình hay một lời cảm ơn với đối phương đều là những phép lịch sự hỗ trợ bạn ghi điểm trong mắt người cầm máy. Bên cạnh đó, đây cũng là tín hiệu thiết yếu giúp cả hai bên nắm chắc được rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc. Nếu như thông tin vừa trao đổi quá dài thì trước khi kết thúc cuộc gọi bạn cũng nên tổng kết bằng một số điểm nhấn trọng tâm nhất để giúp người nghe tổng hợp nhanh lại những điều cần nhớ.
>>>Xem thêm: Review sách thằng quỷ nhỏ mang tuổi học trò về trên trang sách
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại khi bạn là người nghe
Nếu như có khả năng, hãy bắt máy nhanh
Nếu đang ở tâm thái chuẩn bị và sẵn sàng chào đón cuộc gọi thì bạn hãy bắt máy ngay để người gọi không phải chờ đợi quá lâu. Nếu như cuộc gọi đến vào lúc bạn không sẵn máy thì hãy biểu hiện phép lịch sự bằng việc gọi lại và đề cập đến nguyên nhân mà trước đây bạn không thể bắt máy. Đây là kỹ năng giao tiếp qua điện thoại không thể thiếu mà bạn cần nắm vững nếu mong muốn trở thành người khéo léo và nhiệt thành trong mắt đối phương.
Biểu hiện thái độ tích cực
Dù không thể hiện một cách rõ ràng như trong đối thoại trực tiếp tuy nhiên người nghe vẫn có thể nhận thấy một phần thái độ của bạn trong cuộc nói chuyện. Việc bạn tiếp nhận, cởi mở và thoải mái đón nhận hội thoại sẽ khiến gọi cảm thấy được tôn trọng và đơn giản share hơn.
Kể cả những lúc người gọi là những đối tượng mục tiêu xa lạ, những người chào hàng mà bạn không hề có nhu cầu thì bạn cũng đừng nên bực tức và bực tức vô cớ. Hãy từ chối và tạm biệt họ một cách lịch sự.
Khi trò chuyện, hãy dành sự quan tâm và tập trung lắng nghe người nói. Sẽ thật khiếm nhã khi mà bạn vừa nghe thoại vừa ăn uống hay thực hiện công việc riêng. Đừng để người nghe cảm thấy rằng mình đừng nên tôn trọng dù hành động của bạn có là vô ý hay cố ý.
Đừng để đối phương độc thoại
Chủ động tương tác là một kỹ năng giao tiếp qua điện thoại đặc biệt mà không ít người thường bỏ qua. Thực tế, khi người gọi đã cất công để chuẩn bị nội dung share với bạn thì bạn bạn cũng có thể đáp lại bằng cách lắng nghe, giải đáp hay share những nhận thấy của riêng mình. Những câu đáp lại ngắn gọn như “vâng,” “bạn cứ tiếp tục đi”, “tôi hiểu rồi”,… dù ngắn gọn nhưng đều là những tín hiệu thể hiện cho đối phương thấy bạn đang tích cực lắng nghe họ nói.
Chuẩn bị sẵn giấy bút để dùng khi cần
Với những cuộc gọi quan trọng như để thương thảo hoạt động, tranh luận ý kiến hay nhằm mục tiêu cung cấp cho bạn một vài nội dung cần thiết nào đấy thì việc chuẩn bị đầy đủ giấy bút trước khi nghe cũng là một lời khuyên hữu ích. Nó sẽ giúp bạn note nhanh những con số hay dữ liệu quan trọng trong cuộc trao đổi, phòng tránh trường hợp bỏ sót nội dung. Ngoài ra kỹ năng ăn nói qua điện thoại này còn giúp bạn chủ động hơn khi giải đáp những câu hỏi, câu hỏi thắc mắc từ phía người gọi.
Nhắc lại nội dung trò chuyện
Khi dừng lại cuộc, bạn nên khêu gợi lại những thông tin chính mà kỹ năng giao tiếp qua điện thoạinh vừa được nghe để khẳng định với người gọi xem họ có còn bỏ sót điều gì hay không. Bên cạnh đó kỹ năng giao tiếp qua điện thoại này còn biểu hiện bạn đã cực kì chăm chú lắng nghe cuộc trò chuyện, giúp người gọi ưng ý và cảm nhận thấy mình được tôn trọng.
Chỉ có thể kết thúc cuộc gọi thoại khi cả hai bên không để lại bất cứ băn khoăn, thắc mắc nào với đối phương. Một lời cám ơn hay chào tạm biệt trước khi tắt máy cũng cực kì cần thiết
>>>Xem thêm: Những kỹ năng làm việc độc lập mà bạn nên trang bị cho mình
Các nguyên tắc trong giao tiếp
Bạn cần ghi nhớ 2 nguyên tắc lớn là: trò chuyện phải hướng tới một đối tượng nào đó và việc lắng nghe sẽ quyết định hiệu quả của buổi trò chuyện. Chỉ cần ghi nhớ những nguyên tắc sau đây, các cuộc trò chuyện qua điện thoại của bạn sẽ trở nên vô cùng thuận lợi.
Nguyên tắc 1: Câu chuyện phải hướng tới một đối tượng mục tiêu nào đấy. Đối tượng trò chuyện là ai?… Bạn có hiểu rõ về độ tuổi, lập trường của đối tượng hay không? Đối tượng mục tiêu của bạn đang ở trường hợp nào? Họ có bận rộn không? Họ có khả năng nói chuyện bình thường hay họ đang nổi cáu về việc gì đó? Bạn luôn luôn ý thức về đối tượng trò chuyện thì cuộc nói chuyện mới thu được kết quả thật sự tốt đẹp.
Nguyên tắc 2: Người biết lắng nghe sẽ là người quyết định đạt kết quả tốt của cuộc trò chuyện. Trong khi ăn nói, bạn hết sức lưu ý người sử dụng, lời nói, biểu hiện và thái độ của khách hàng. Đặt câu hỏi và lắng nghe, thay đổi cách xử sự vì người sử dụng và phải tôn trọng nhân cách khách hàng.
Bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại với khách hàng giúp bạn chuyên nghiệp hơn. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết nhé!
>>>Xem thêm: Các kỹ năng mềm cho nhân viên giúp bạn thành công trong công việc
Mỹ Phượng-Tổng hợp
Tham khảo: (edu2review, vuahocvalam,…)
