Hướng dẫn cách viết Email trong công việc theo chuẩn chuyên nghiệp 2020

Cách viết Email trong công việc là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên google về chủ đề cách viết Email trong công việc. Trong bài viết này, notebook.vn sẽ viết bài Hướng dẫn cách viết Email trong công việc theo chuẩn chuyên nghiệp 2020

Mục lục

Bí quyết bước viết mail theo chuẩn

Tại phần trên mình đã chia sẻ bạn chọn địa chỉ mail. , tiếp trong phần này sẽ là chỉ dẫn quy trình viết mail theo chuẩn. Việc viết mail theo chuẩn mình khuyến khích các nàng làm theo thứ tự quá trình như sau:

Bước 1: Đặt tiêu đề hay subject cho email, đính kèm tệp vào email (nếu có), , viết nội dung cho email đó.
Bước 2. Bước kế tiếp tại thao tác viết email đúng chuẩn đó là kiểm tra lại thông tin và file đã đính kèm xem có sai sót gì không.
Bước 3. Nhập địa chỉ người nhận , tiến hành gởi mail.

Bất kỳ mail gởi cho ai, về vấn đề gì thì bạn cũng phải tuân theo các bước này để hạn chế sai sót cũng giống như thiếu sót tại email đã gửi. Vì một khi email đã được gởi đi thì không thể thu thập lại. Còn hiện giờ ta đi cụ thể từng bước của quá trình viết email theo chuẩn.

Đặt tiêu đề cho mail

Khi đặt tiêu đề mail (subject) của bạn phải chú ý những vấn đề như là phải đúng topic, thu hút sự chú ý của người đọc để cho họ biết vấn đề chính tại thông tin mail của bạn là gì.

Nếu bạn đặt tiêu đề mail phù hợp thì thời cơ để người nhận đọc mail của bạn sẽ cao hơn, nếu như không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc email không đặc biệt.

Chú ý khi viết tiêu đề cho một mail

Phần trên là hướng dẫn để bạn xác định tiêu đề của một mail còn tiếp đây chính là chú ý với tiêu đề của mail là phải rõ rệt, đúng mục tiêu và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận thông tin chuẩn xác của email đấy.

Nếu mail gởi đưa tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo mỗi tuần về công việc thì bạn cần phải ghi thêm ngày tháng gởi tại tiêu đề email. không bao giờ để trống tiêu đề e-mail. Tiêu đề email rõ ràng, viết bằng tiếng việt không dấu để hạn chế bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.

Đính kèm tập tin vào email

Tại phần này mình không hướng dẫn bạn thao tác đính kèm một tập tin vào mail vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn bài đăng chỉ dẫn thao tác đính kèm tập tin vào tại mail. Mình chỉ có một vài chú ý với thao tác đính kèm tập tin vào trong mail khi viết một email theo chuẩn.

Là khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gởi các tệp có định dạng chung dễ mở cho tổng cộng máy tính như định dạng file pdf, doc, xls …

Nếu hoàn cảnh có những tệp thì bạn cần phải nén lại thành tệp zip hoặc file rar. ngoài ra tệp đính kèm trong email nên được đặt tên rõ. Không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên tệp.

Viết nội dung mail theo chuẩn

Yếu tố đầu tiên cần chú ý trong một mail chuẩn là cần phải bảo đảm những nhân tố như cô đọng và rõ rệt. bạn nên dùng các câu ngắn và có sự liên quan trực tiếp đến thông tin mà bạn muốn đề cập tại email, nêu rõ rệt nguyên nhân viết mail tại phần mở đầu.

Khi soạn email theo chuẩn, điều cần làm giảm nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ không đều, chữ in đậm, in nghiêng bát nháo. Tuy đấy là yêu cầu ít nhất tại thuyết trình văn bản, tuy nhiên tuy vậy rất nhiều người mắc phải lỗi này khi viết mail , biên soạn văn bản. bên cạnh đó bạn cũng nên sử dụng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu chuẩn luật lệ đặt dấu câu khi biên soạn văn bản chi tiết như sau:

Đầu dòng luôn viết hoa chữ trước tiên. chú ý, viết hoa chứ chẳng phải viết in hoa.
Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.
tổng cộng các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.
Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép “ ” viết sát vào ký tự ngay trước , sau chúng.
Hai chữ tiếp nối nhau chỉ bí quyết nhau một khoảng trống.
Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, dùng dấu phẩy khi câu có những ý.
Chia đoạn nếu như viết dài.
Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. mọi người thường sử dụng quá nhiều nhiếu dấu chấm than (!!!!) để mong muốn nhấn mạnh. tuy nhiên có khả năng nó có phản tác dụng lại đó. Chỉ nên dùng tối ưu 2 dấu cảm thán tại bức email chuẩn của bạn là đủ.

Thông tin của một email chuẩn

Phần trên là lưu ý trong thông tin của email, còn bây giờ là các phần cần có tại thông tin mail. Bạn có thể theo dõi cụ thể bố cục của một email theo chuẩn ở phần dưới đây.

Phần chào hỏi: trong phần này bạn có khả năng sử dụng vài lời chào hỏi như:

Dear (Hi)…
Hoặc Kính gửi…

Phần Nội dung: tại thông tin thông tin tại emai, bạn cần chú ý sau:

Cấu trúc mạch lạc dễ quan sát
thông tin dễ hiểu, in đậm những nội dung quan trọng.
Ngôn từ sang, tôn trọng người nhận email.

Phần kết thúc: một số cấu trúc dừng lại email thông dung như:

Thanks & B. Regards,
Trân trọng, Em cám ơn …

Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối quan trọng trong email tuy vậy hầu như nó vẫn đang được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ giúp bạn thêm nội dung liên hệ để người nhận mail có khả năng liên lạc trực tiếp khi cần. tại phần chữ ký này bạn có thể thêm nội dung như: họ tên, nghề nghiệp, số máy, mail, địa chỉ…

Kiểm duyệt lại thông tin email và file đã đính kèm

Một trong những bước cũng không xoàng xĩnh phần đặc biệt tại quy trình viết email theo chuẩn đó là công đoạn kiểm duyệt lại thông tin mail , tệp đã đính kèm. Vì nó biểu hiện sự chuyên nghiệp , khoa học của bạn. Một bức mail nhiều lỗi chủ đạo tả thể hiện sự không đủ tôn trọng với người nhận. Hay một mail , gởi cũng tệp đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rắc rối không phải nhó khi tới tay người nhận.

Xem thêm: Cách từ chối công việc khéo léo nhất đối với nhà tuyển dụng

Nhập địa chỉ email người nhận

Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối quá trình viết email theo chuẩn là vì để hạn chế tối ưu việc mail chưa hoàn thiện tuy nhiên lỡ tay bạn bấm gởi thì lúc đó sẽ chẳng thể cứu giúp vãn. Hãy viết thông tin thật không tỳ vết, sau đó mới tới địa chỉ người nhận , click để gởi đi. kiểm tra địa chỉ người nhận trước thời gian ấn nút send nếu không mong muốn gởi nhầm tới địa chỉ mail khác.

Xem thêm: Hệ thống các chỉ tiêu phân tích báo cáo tài chính trong doanh nghiệp tại đây

Tóm lại

Tại một bài viết ngắn này mình chẳng thể truyền đạt một cách tỉ mỉ những thao tác để viết email đúng chuẩn. tuy nhiên hi vọng với các chia sẻ phí trên bạn sẽ có cái nhìn , tưởng tượng gần nhất để có thể tự mình viết mail đúng chuẩn và tuyệt vời nhất.