• Trang chủ
  • Sách hay
  • Ebook hay
  • Quote hay
  • Kỹ năng
  • Ghi chú
  • Học tập
  • Blog
  • Tài liệu
No Result
View All Result
  • Trang chủ
  • Sách hay
  • Ebook hay
  • Quote hay
  • Kỹ năng
  • Ghi chú
  • Học tập
  • Blog
  • Tài liệu
No Result
View All Result
No Result
View All Result

Cách viết email bằng tiếng anh sao cho hợp lý

ATP by ATP
03/07/2021
in Ghi chú, Kỹ năng
0
Cách viết email bằng tiếng anh sao cho hợp lý

Viết email bằng tiếng anh như thế nào là đúng? Hãy cùng nhau tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!!

Mục lục

  • Cấu trúc của một email thông thường
  • Cách viết email công việc
    • PHẦN MỞ ĐẦU – BEGINNING
    • PHẦN NỘI DUNG CHÍNH – BODY
      • 2.1 Making a request/ asking for information
      •  2.2. Offering help/ giving information
      • 2.3. Complaining
      • 2.4. Apologizing
      • 2.5. Attaching files
    •    PHẦN KẾT THÚC – ENDING

Cấu trúc của một email thông thường

  • Greeting – Chào hỏi
  • Opening comment – Câu chào hỏi ban đầu
  • Introduction – Giới thiệu: Nêu lí do viết thư hoặc lời cảm ơn.
  • Main point – Nội dung chính: Có thể là một hay nhiều đoạn văn.
  • Concluding sentence – Kết thúc: Nêu những gì bạn mong đợi từ người nhận thư, có thể là yêu cầu sớm phản hồi hay đề nghị gặp mặt,…
  • Signing of – Chào kết thư

XEM THÊM Kỹ năng tiết kiệm thông minh hiệu quả nhất

Cách viết email công việc

Bởi Email công việc đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ trang trọng, nên bạn cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh.

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

PHẦN MỞ ĐẦU – BEGINNING

Hãy bắt đầu bức thư của bạn bằng việc chào hỏi và xưng hô với người nhận.

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng:

Dear Sir/ Dear Madam

Lưu ý 2: Nếu người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Bạn gửi email cho một người đàn ông tên là John Doe, hãy viết phần mở đầu là Dear Mr.Doe. Còn nếu người nhận thư là người Việt, bạn có thể gọi họ bằng tên riêng hoặc họ tên đầy đủ. Ví dụ: Dear Mrs. Tran Anh Thu or Dear Mrs. Anh Thu

PHẦN NỘI DUNG CHÍNH – BODY

Nếu bạn đang viết email trả lời cho ai đó: Ví dụ có khách hàng hỏi về sản phẩm của công ty bạn và bạn đang viết email trả lời, bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Hoặc công ty tuyển dụng mà bạn đã nộp hồ sơ vào gửi lại email để xác nhận một số thông tin của bạn, bạn hãy viết: I am very happy to receive your email.

Việc bạn cảm ơn hoặc nói “tôi rất vui khi nhận được email” làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Bạn hãy thay lời cảm ơn bằng việc thông báo lý do viết email của mình cho người đọc biết. Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

  • I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).

Tiếp theo là phần nội dung chính của email: Mọi người luôn muốn đọc email một cách nhanh chóng nên hãy viết ngắn gọn, rõ ràng, chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu. Sau đây là một số gợi ý cho những nội dung email phổ biến nhất mà bạn có thể sẽ cần dùng trong thực tế.

XEM THÊM Những kỹ năng tự nhận thức để bạn hiểu rõ về bản thân

2.1 Making a request/ asking for information

Thực hiện một yêu cầu/ hỏi thêm thông tin:

  • Could you please let me know if you can attend our Aniversary Party/ if you are available for a meeting on 19th February? (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể tham dự bữa tiệc kỉ niệm của chúng tôi/ nếu bạn có thể tham dự cuộc họp vào ngày 19/02?)
  • I would appreciate it if you could please send me a catalogue/ if you could please reply within two days. (Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể vui lòng gửi tôi một cuốn catalogue/ nếu bạn có thể vui lòng hồi âm trong vòng 2 ngày).

 2.2. Offering help/ giving information

Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thông tin

  • We are happy to let you know that your article has been selected for publication. (Chúng tôi rất vui mừng thông báo rằng bài viết của bạn đã được chọn để xuất bản)
  • We are willing to arrange another meeting with the manager. (Chúng tôi sẵn lòng sắp xếp một cuộc họp khác với người quản lý)
  • Should you need any further information, please to contact hotline 0989.606.366. (Nếu bạn cần thêm bất kì thông tin nào, hãy vui lòng liên hệ hotline 0989.606.366)

2.3. Complaining

Phàn nàn

  • I am writing to expres my dissatisfaction with your customer service/ to complain about the quality of your products. (Tôi viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn/ để khiếu nại về chất lượng sản phẩm của bạn)
  • We regret to inform you that your payment is considerably overdue. (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng thanh toán của bạn đã quá hạn quy định)
  • I am interested to hear how your company can compensate us for the distress we suffered. (Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về việc công ty sẽ bồi thường như thế nào về những thiệt hại mà chúng tôi phải gánh chịu)

2.4. Apologizing

Thư xin lỗi

  • We would like to apologize for any inconvenience caused. (Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi vì những bất tiện mà chúng tôi đã gây ra)
  • Please accept our dearest apologies for this delay. (Làm ơn hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi vì sự chậm trễ này)

2.5. Attaching files

Đính kèm tệp

  • I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)
  • Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)
  • I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi)
  • Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

   PHẦN KẾT THÚC – ENDING

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:

  • Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)
  • Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.

  • Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam

XEM THÊM Kỹ năng kinh doanh hiệu quả nhất – Chìa khóa bạn cần nắm vững để thành công

Previous Post

Kĩ năng xã hội là gì? Những lợi ích nó mang lại ?

Next Post

Sách về tư duy phản biện hay mà bạn nên biết

Next Post
Sách về tư duy phản biện hay mà bạn nên biết

Sách về tư duy phản biện hay mà bạn nên biết

Discussion about this post

Bài viết mới

Top 13 cuốn sách cho tuổi dậy thì đáng đọc
Sách hay

Top 13 cuốn sách cho tuổi dậy thì đáng đọc

by ATP
03/02/2023
0

Nhiều cuốn sách cho tuổi dậy thì là nhiều bộ sách thông qua những mẩu chuyện kể, những thắc mắc đáp và được phân tích dưới khía cạnh của không ít chuyên gia. Đối với các em nam, cuốn sách sẽ trang bị kiến...

Read more
Top 13 những cuốn sách hay cho trẻ 7 tuổi

Top 13 những cuốn sách hay cho trẻ 7 tuổi

29/01/2023
Top 16 sách cho trẻ dưới 1 tuổi bổ ích

Top 16 sách cho trẻ dưới 1 tuổi bổ ích

24/01/2023
Top 14 sách cho bé 6 tuổi bố mẹ nên tham khảo

Top 14 sách cho bé 6 tuổi bố mẹ nên tham khảo

19/01/2023
Top 17 sách cho bé 5 tuổi bố mẹ nên tham khảo

Top 17 sách cho bé 5 tuổi bố mẹ nên tham khảo

14/01/2023

Về Notebook.vn

Notebook là blog chia sẻ về các kỹ năng để học tập và phát triển bản thân, ngoài ra còn đánh giá, review nhiều sách, ebook, tài liệu chất lượng cho bạn đọc.

Chuyên mục

  • Blog
  • Ebook hay
  • Ghi chú
  • Học tập
  • Kỹ năng
  • Quote hay
  • Sách hay
  • Tài liệu

Bài viết mới

  • Top 13 cuốn sách cho tuổi dậy thì đáng đọc
  • Top 13 những cuốn sách hay cho trẻ 7 tuổi
  • Top 16 sách cho trẻ dưới 1 tuổi bổ ích
No Result
View All Result
  • Trang chủ
  • Sách hay
  • Ebook hay
  • Quote hay
  • Kỹ năng
  • Ghi chú
  • Học tập
  • Blog
  • Tài liệu

© 2023 JNews - Premium WordPress news & magazine theme by Jegtheme.