Cách thức quản lý email trong thời dại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, email được coi là công cụ liên lạc hữu íc trong kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Qua bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn đến bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Mục lục
Cách thức quản lý email
Xóa các email không cần thiết
Một trong những lí do khiến thời gian một ngày của bạn không đủ để giải quyết những việc cần thiết đó là tốn công đọc những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc. Điều này khiến cho chất lượng và hiệu suất công việc của bạn bị ảnh hưởng, đồng thời tiêu tốn một khoản thời gian không hề nhỏ trong quỹ thời gian. Chính vì vậy, hãy căn cứ vào tiêu đề để xác định xem đâu là email công việc cần giải quyết, đâu là email rác để xóa khỏi bộ nhớ của mình.
Phân nhóm và gắn nhãn cho email
Việc đầu tiên khi bạn đọc tiêu đề và nội dung email chính là phân nhóm và gắn nhãn (tag) cho email đó. Trong Mailbox là danh sách, Gmail là nhãn, tất cả đều phục vụ cùng một mục đích: tổ chức các thư điện tử một cách có hệ thống. Bạn có thể tạo nhóm cho mỗi dự án hoặc phân bổ email theo nhiệm vụ hoặc thời gian cụ thể sẽ giúp bạn tìm kiếm được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể đánh dấu mức độ ưu tiên của từng thư mục theo mức độ quan trọng cần xử lý. Như vậy sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn.
Lên lịch xử lý và sắp xếp email
Việc bạn liên tục ra vào email để xử lý công việc có thể là nguyên nhân khiến chất lượng không được như mong muốn. Bởi lẽ khi bạn bị biết có những email với danh sách công việc dày đặc thì bạn sẽ mất tập trung khi xử lí công việc hiện tại.
Trong khi có rất nhiều email quan trọng, đòi hỏi sự tập trung và tốc độ suy nghĩ nhanh. Chính vì vậy, cách tốt nhất là bạn hãy sắp lịch một khoảng thời gian nào đó mỗi ngày để xử lý email. Trong suốt khoảng thời gian đó, không trả lời điện thoại hoặc bất kì hành động ngắt quãng nào cả và chỉ chú tâm vào công việc của mình.
Trả lời email ngắn gọn và súc tích
Cách thức quản lý email với những email không cần dài dòng, bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề. Điều này phụ thuộc vào kỹ năng biết email của bạn. Còn nếu email nào yêu cầu một lượng thông tin lớn thì tốt nhất bạn nên nhấc điện thoại lên hoặc trực tiếp bàn bạc công việc với đồng nghiệp. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và cũng nâng cao hiệu quả công việc của bạn.
Hủy bỏ đăng ký nhận email quảng cáo
Một trong những lí do khiến hộp thư của bạn trở nên lộn xộn và khó kiểm soát đó chính là những email quảng cáo hoặc thông tin xã hội. Bạn hoàn toàn có thể hủy bỏ đăng ký nhận mail quảng cáo, như vậy thì bạn sẽ không phải bao giờ đối mặt với tình trạng hộp thư đến đầy ắp thông tin không quan trọng nữa. Một hành động tuy nhỏ nhưng lại giúp ích rất nhiều trong việc quản lý email của bạn.
Mục đích sử dụng Email
Mặc dù được sử dụng rộng rãi nhưng email không phải phương tiện giao tiếp toàn năng. Bạn không nên quá lạm dụng email mà chỉ nên sử dụng trong những trường hợp:
- Cần lưu lại các nội dung liên lạc
- Đối tượng liên lạc không thể gặp mặt hoặc trao đổi qua điện thoại
- Nội dung trao đổi không yêu cầu được trả lời tức thì
- Gửi nội dung cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
- Nội dung trao đổi không đòi hỏi tính liên tục
Bạn cũng không nên sử dụng email quá nhiều để quản lý công việc bởi bản chất email là phục vụ mục đích giao tiếp. Những trường hợp giao việc trên email có thể dẫn đến hậu quả nhân viên không theo dõi công việc kịp thời hay tiến độ công việc không được kiểm soát hiệu quả.
Cách viết email hiệu quả
Cách thức quản lý email kỹ năng viết cũng như phản hồi email là rất cần thiết. Giả sử nếu bạn muốn gửi thông báo họp mặt cho đối tác nhưng tiêu đề của bạn lại gây hiểu lầm và nội dung không rõ ràng khiến bạn và đối tác phải mất thời gian trao đổi lại nhiều lần. Trường hợp này rất thường xuyên xảy ra. Dưới đây là những lời khuyên giúp bạn có thể soạn thảo một email hiệu quả.
- Luôn nhớ ghi Tiêu đề mail: Tiêu đề email cần ngắn gọn và tập trung và nội dung chính của email
- Mỗi email chỉ nên truyền tải một thông điệp: Không nên viết quá nhiều thông điệp trong một email. Tuy nhiên, nếu nội dung đề cập đều liên quan đến một dự án thì bạn có thể đánh số thứ tự để người đọc có thể dễ dàng nắm bắt.
- Xác định câu trả lời bạn muốn nghe: Ghi lại hành động bạn muốn người nhận phải thực hiện như gọi điện hay phản hồi mail này. Ngoài ra, bạn cũng nên để lại thông tin liên lạc bao gồm tên, số điện thoại cá nhân.
- Luôn nhớ lời chúc và chữ ký khi kết thúc mail: Điều này giúp người nhận cảm thấy được tôn trọng và hình ảnh của bạn cũng trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt họ.
Qua bài viết trên của Notebook.vn đã cung cấp các thông tin về cách thức quản lý email hiệu quả bạn cần nên biết. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc, cùng tham khảo nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( resources.base.vn, giaiphapdaotaovnnp.edu., … )
