Mỗi chúng ta đều học được kỹ năng sống qua những khó khăn mà ta gặp. Nhưng đạt được những kỹ năng này cần đòi hỏi một quá trình lâu dài để chúng ta có thể thích ứng. Việc rút ngắn quá trình này không phải là điều khó nên hôm nay notebook sẽ tổng hợp các kỹ năng quản lý thời gian nhé.
Mục lục
Theo bạn, thời gian là gì?
Với tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều nhất, có giới hạn, không thay đổi được và không mua, bán được. Vì những đặc điểm này, thật sự chúng ta không nhất thiết quản lý được thời gian, điều duy nhất con người có khả năng thực hiện được là sắp xếp & dùng thời gian ra sao cho đạt kết quả cao nhất. Người sử dụng thời gian hiệu quả, là người “giàu có” thời gian hơn.
Những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Bố trí công việc theo trình tự ưu tiên
Hành động luôn tốt hơn ngồi không chờ mọi việc hoàn thành theo ý mình (và điều đó không xảy ra đâu, hãy thôi mơ mộng đi, bắt tay với thực hiện nào!). Có một điều cốt yếu là hành động không hề có kế hoạch sẽ gây ra thất bại.
Vì vậy, bạn phải lập kế hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, mỗi tuần và hằng ngày. Để tôi đố bạn một câu đố vui nhé! Làm như thế nào để ăn hết một con voi? Bí quyết đơn giản nhất là ăn từng miếng một. Tương tự việc bạn phải giải quyết một công việc, đơn giản nhất là chia nó ra thành nhiều phần nhỏ và ăn từ từ.
Con người phải phân chia một ngành nghề lớn thành nhiều việc nhỏ, giản đơn, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và lựa chọn thời hạn chi tiết. Thời gian lý tưởng để có quy trình làm việc mỗi ngày là vào buổi tối, trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của con người sẽ gợi ý các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó: Đừng bao giờ bắt đầu một ngày mới khi vẫn chưa có bản kế hoạch trên giấy.
Có quy trình trước các việc cần làm
Cách sử dụng danh sách có quy trình cần làm để viết ra Tất cả mọi thứ là một cách cực kì tuyệt để làm chủ các dự án và hoạt động của bạn, khiến bản thân bạn bố trí có tổ chức hơn.
Bố trí thứ tự ưu tiên cho danh sách việc cần làm của bạn, có thể giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật sự đặc biệt. Đánh giá hoạt động một bí quyết logic, có trình tự, sử dụng hệ thống thứ tự ABCD được diễn giải trong các ví dụ khoa học về quản lí thời gian.
Tính kỷ luật và thói quen
Để sử dụng thời gian một cách bài bản bạn cũng phải tập cho mình tính kỷ luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Có khả năng thời gian đầu bạn cảm nhận thấy phức tạp, nản chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ có thể được theo ý và cam kết bạn sẽ thấy rằng bạn có những thời gian hơn cho cuộc sống cũng giống như hoạt động, sẽ dừng lại trạng thái ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian tuy nhiên Tất cả mọi thứ lại không nên như ý.
XEM THÊM Những cuốn sách nên đọc trước tuổi 30 mới nhất hiện nay
Lên danh sách những công việc luôn phải làm
Liệt kê ra danh sách những hoạt động cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Điều này có thể giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình. Bạn sẽ biết mình luôn phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ coi mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thiện xong hoạt động nào đó.
Sắp đặt nơi thực hiện công việc khoa học
Sắp sếp nơi thực hiện công việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi thực hiện công việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, đặc biệt – không quan trọng hỗn độn không những khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy bố trí ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc lúc đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
Lên thời gian rõ ràng cho công việc
Để tiết kiệm thời gian, bạn cần phải lên thời gian cụ thể cho từng công việc như: xác định thời gian bắt đầu, thời gian cho từng bước hành động, thời gian kết thúc và tổng thời gian để hoàn thành hoạt động đấy là bao lâu. Lúc đó bạn sẽ có một bảng kế hoạch cụ thể và thời gian rõ ràng, không sợ bị ảnh hưởng đến hậu quả công việc và không bị lãng phí những khoảng thời gian quý giá.
Vận dụng quy tắc Pareto 80/20
Chắc bạn còn nhớ nguyên lý này chứ? Không phải cứ cố gắng làm càng nhiều càng tốt. Quan trọng là bạn hoàn thành được bao nhiêu việc và dấu ấn của những công việc đó như thế nào. Bạn hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc gì cũng được quyết định từ 20% trọng trách và 80% đa phần tuy nhiên ít quan trọng hơn. Hãy chọn lựa những nhiệm vụ quan trọng nhất quan trọng chiếm khoảng 20% nhưng quyết định đến 80% giá trị.
Bạn phải tập trung tối ưu thời gian, công sức và năng lượng vào những vai trò quan trọng này. Dù chúng có phức tạp đến đâu, con người cũng phải chuẩn bị và sẵn sàng đương đầu với chúng – tương tự như chúng ta chuẩn bị và sẵn sàng tinh thần để ăn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy. Sau phức tạp sẽ luôn là những điều tốt đẹp, bạn hãy nhớ điều đấy.
Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về kỹ năng quản lý thời gian ở trên đây, hy vọng những thông tin mình chia sẻ phần nào giúp đỡ bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé.
Lộc Nguyên – Tổng hợp (Tham khảo: careerlink, happy, …)
XEM THÊM Tóm Tắt Nội Dung Sách Đắc Nhân Tâm
